Vier Dinge für mehr Effizienz im Büro - scinexx | Das Wissensmagazin
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Vier Dinge für mehr Effizienz im Büro

Arbeitswissenschaft

Bürarbeiter an Laptop
© unsplash.com, benchaccounting

Obwohl in den letzten Jahren die Digitalisierung auch vor der Arbeitswelt keinen Halt gemacht hat und Arbeiten im Homeoffice in Deutschland inzwischen in jedem dritten Unternehmen möglich ist, werden die meisten Arbeitsstunden noch immer im Büro des Arbeitsgebers geleistet. Neben einer guten Büroausstattung, die laut einer Studie des IDG Research Services (PDF) aus Sicht der Angestellten beispielsweise eine schnelle Internetverbindung beinhaltet, sind deshalb vor allem effiziente Arbeitsabläufe, die Zeit einsparen und so langfristig entscheidend für den Unternehmenserfolg sind, von hoher Bedeutung. Arbeitswissenschaftler haben deshalb vier Handlungsempfehlungen herausgearbeitet, die die Leistungsfähigkeit in fast jedem Büro deutlich erhöhen.

Pragmatismus statt Perfektionismus

Der wohl wichtigste Schritt für mehr Effizienz im Büro ist die Verabschiedung des Perfektionismus, der besonders bei Schreiben dazu führt, dass jeder Satz und jede Formulierung mehrfach kontrolliert und überarbeitet wird. Dies sorgt nicht nur dafür, dass die übrigen Aufgaben liegenbleiben und dass die Zeitplanung nicht eingehalten werden kann, sondern verärgert oft auch den Empfänger, der die Antwort zur Fortsetzung seiner eigenen Arbeit benötigt. In vielen Fällen ist es daher sinnvoll pragmatisch zu handeln und Schreiben an Geschäftspartner, Kunden und Vorgesetzte schnell zu verschicken. Kleinere Form- und Rechtschreibfehler werden dank der schnellen Reaktion von vielen Personen nicht als negativ eingestuft.

Systematische und zeitige Bearbeitung der Post

Obwohl die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost in vielen Büros zu den wichtigsten Aufgaben gehört, machen Angestellte dabei häufig Fehler, unter denen die Effizienz leidet. Dies beginnt bereits beim Öffnen der Post. Stempel können hier dabei helfen, das Eingangsdatum auf dem Dokument zu vermerken. Neben dem Eingangsdatum können entsprechende Stempel außerdem für weitere Zusätze wie „Bezahlt am“ oder „Erhalten am“ genutzt werden und sorgen so für eine wesentlich schnellere Bearbeitung der Briefpost.

Arbeitspsychologen raten außerdem dazu, dass Vorgesetzte ihren Angestellten täglich ein realistisches Zeitfenster für die Bearbeitung der Post einräumen sollten. Dies sorgt dafür, dass unmittelbar auf Briefe geantwortet werden kann, anstatt diese einzuordnen und abzulegen. Es wird so nicht nur Zeit gespart und die Effizienz erhöht, sondern es wird auch Stress bei den Mitarbeitern vermieden, die ansonsten die noch unbeantwortete Post während des ganzen Arbeitstages in ihrem Unterbewusstsein haben.

Deadlines und Stoppuhren zur Steigerung der Arbeitsgeschwindigkeit

Berufstätige, die häufig die vorgesehene Zeit einer Aufgabe stark überschreiten, können durch eine Stoppuhr ihr Arbeitstempo besser kontrollieren und die Eigenmotivation steigern. Studien zeigen, dass bereits das Ablaufen der Zeit die Effizienz merklich erhöht, selbst wenn ein Überschreiten nicht durch Vorgesetzte kontrolliert wird und somit auch keine negativen Konsequenzen drohen.

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Wichtig ist hierbei jedoch die nötige Balance, die dadurch erreicht werden kann, dass die Stoppuhr vor allem bei Routineaufgaben eingesetzt wird, deren Zeitbedarf realistisch abgeschätzt werden kann.  Außerdem sollten Phasen konzentrierter Arbeit durch regelmäßige Kurzpause unterbrochen werden, weil ansonsten der durch die selbstgesetzten Deadlines erzeugte Zeitdruck langfristig negativ auf die Arbeitsleistung wirken kann.

Ablage, Archiv und Ordnungssysteme

Als letzten zentralen Punkt zur Effizienzsteigerung sieht die Arbeitswissenschaft die Ordnung im Büro. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts sind Angestellte im Durchschnitt zehn Prozent ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt Dokument zu suchen oder sich durch nicht geordnete Archive zu kämpfen. Außerdem zeigte eine Studie der University of Minnesota, dass ein ordentlicher Schreibtisch und ein aufgeräumtes Büro ein gewissenhafteres Verhalten fördert. Ordnung im Büro steigert also nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für bessere Arbeitsergebnisse und weniger Fehler.

Experten empfehlen zur Verbesserung des Ist-Zustandes der Büroordnung die Entsorgung aller unnötigen Dokumente. Nach der Beseitigung des unnötigen Ballasts kann anschließend ein neues Ordnungssystem aus Ordner, Ablagefächern und Schubladen geschaffen werden, dass auch nach Jahren die Effizienz hochhält.

Einzig in kreativen Berufen sorgt laut Joseph Redden, Marketing-Professor und Co-Autor der Studie ein zu ordentlicher und sauberer Arbeitsplatz für schlechtere Ergebnisse. Dies liegt daran, dass ein „Messie-Büro“ Designer, Architekten und andere Kreative dazu anregt Denkmuster zu durchbrechen und neue Ideen zu finden.

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