Smart-Office: So arbeiten wir in der Zukunft - scinexx | Das Wissensmagazin
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Digitalisierung

Smart-Office: So arbeiten wir in der Zukunft

Innenansicht eines Büros
Büros werden smart. Intelligente Tische sowie verborgene Funktionen und Geräte sind typisch im Büro der Zukunft. © pixabay.com, mohamed_hassan (CCO)

Die Digitalisierung greift allerorts um sich. Sie macht natürlich auch vor den Büros nicht teilt, im Gegenteil. Vom papierlosen Büro bis hin zum „office in the pocket“ war der Schritt gar nicht so groß. Für Mitarbeiter in einem Büro hat sich die Digitalisierung praktisch jeden Tag mehr durchgesetzt. Und die Entwicklung geht immer weiter. Welche Bestandteile auch zukünftig noch ihren festen Platz im Büro haben werden, welche innovativen Ideen uns erwarten und wie die Arbeit in Zukunft aussieht, ist jetzt Thema.

Der Arbeitsplatz: Ergonomie ist Standard und bleibt auch zukünftig erhalten

Es lässt sich vieles digitalisieren, aber wenn es um den Komfort am Arbeitsplatz geht, bleibt die Ergonomie das Nonplusultra. Wer viele Stunden am Schreibtisch arbeitet, muss richtig sitzen, damit der Rücken geschont wird und der Körper gesund bleibt. Was uns auch zukünftig erhalten bleibt sind mit Sicherheit Bürostühle und Schreibtische. Wesentlich für die Rückengesundheit ist unter anderem eine gute Rückenstütze, die richtige Sitzhöhe und eine ausreichende Federung. Und natürlich muss auch das Drumherum stimmen: Der Abstand zum Bildschirm sollte zwischen 50 und 70 cm liegen, der Lärmpegel in der Umgebung 55 dB nicht überschreiten. Tageslichtlampen oder indirekte Beleuchtung sind genauso wichtig, wie die optimale Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Belüftung. Studien zeigen, dass der ideale Arbeitsplatz die Arbeitsproduktivität steigert. Das ist ein gutes Argument für Arbeitgeber, in die Ausstattung der Arbeitsplätze zu investieren. Eine Checkliste für Arbeitsplatz und Büro der Technikerkasse zeigt, worauf dabei zu achten ist.

Die Features der Büromöbel ändern sich

Zwar werden sich klassische Bildschirmarbeitsplätzen noch eine ganze Weile halten, allerdings sind bereits die ersten smarten Tische zu haben. Manche Schreibtische sind in der Lage, regelmäßig ihre Höhe zu verändern, um den Mitarbeiter zum Aufstehen zu animieren. Das hält den Rücken dauerhaft fit. Smarte Tische sollen aber nicht nur für mehr Bewegung sorgen, sondern vor allem auch die Arbeit selbst erleichtern bzw. effizienter gestalten. Höhenverstellbare Arbeitshöhen sind also nur eines von vielen Features. Die folgenden Ausstattungsmerkmale machen das Arbeiten in der Zukunft leichter.

Tisch mit WLAN und Multi-Touch-Display

Ein Hersteller aus Italien, das Label D-Table, bietet einen Tisch der ganz besonderen Art an. Er besteht aus edlen Hölzern und Metall und verfügt über ausgewählte technische Features. Der Tisch bietet ein Multi-Touch-Display und verbindet sich mit eingebautem WLAN direkt mit dem Internet. In den Tisch ist eine Software integriert, über die Nutzer direkt an multimediale Inhalte kommen. Diese können nicht nur abgespielt, sondern auch bearbeitet werden. Sogar einzelne Windows App lassen sich auf dem futuristischen Tisch installieren. Der Anbieter hat aktuell bereits unterschiedliche Modelle für unterschiedliche Nutzergruppen im Angebot. In Italien sind die ersten Tische bereits verkauft und werden smart genutzt. Kunden erhalten über die smarten Tische die Möglichkeit, sich über einzelne Produkte im Store und deren Verfügbarkeit zu informieren.

Laptop und Smartphone reichen aus, um irgendwo auf der Welt das Büro zu öffnen. Einzige Voraussetzung ist ein stabiler Internetzugang. © pixabay.com, magicdesk (CCO)
Tisch mit Warmhaltefunktion, Lautsprechern und USB-Hub
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Etwas praktischer geht es das russische Unternehmen Tabula Sense an. Die Tische dieses Herstellers sind optisch ebenfalls ein Leckerbissen und sie bieten altbekannte Features in Kombination mit neuen Ausstattungsmerkmalen. So gibt es selbstverständlich höhenverstellbaren Tischbeine und drahtlose Lademöglichkeiten für Mobiltelefone. Besonderes Extra ist eine Induktionsfläche zum Warmhalten von Getränken. Das zeigt, dass auch zukünftig noch Menschen mit ihren Kaffeetassen am Schreibtisch sitzen werden.

Individualisierter Tisch erkennt Nutzer

Ein deutsches Unternehmen aus München, die Firma Smartfurniture, entwickelt Software, die sich praktisch mit jedem beliebigen Tisch verbinden lässt. außerdem stellt das Startup aus Bayern auch Hardware her. Das Ergebnis ist ein Tisch mit Plug-and-Play-Garantie. Jeder Tisch wird über eine App so eingerichtet, dass dieser sich an den Nutzer anpasst. Die App speichert Benutzerprofile, reguliert die Tischhöhe und speichert dabei auch, wie lange jemand sitzen oder stehen soll. Wenn ein Nutzer sich den Tisch nähert erkennt der Tisch über das mitgeführte Smartphone, auf welchen Nutzer er sich nun einstellen muss. Diese Lösung ist besonders in Büros ideal,  in denen sich mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch teilen oder aber in Unternehmen, bei denen Mitarbeiter jeden beliebigen Arbeitsplatz ansteuern oder täglich wechseln dürfen.

Büro der Zukunft: Mehr Homeoffice

Eine Studie aus Stanford beweist, dass Mitarbeiter im Home Office produktiver arbeiten, als in den Räumen des Arbeitgebers. Die Studie lief über zwei Jahre in Zusammenarbeit mit einer chinesischen Reiseagentur, die 16.000 Mitarbeiter beschäftigt. Die Ergebnisse beförderten folgende Aspekte zutage:

  • Arbeiten Mitarbeiter zu Hause, investieren sie oft mehr Zeit, als sie müssen.
  • Die Konzentration ist Zuhause höher, da das Ablenkungspotenzial niedriger ist.
  • Mitarbeiter im Home-Office machen kürzere Pausen als im Büro.
  • Die Krankheitsquote ist niedriger.

Unterm Strich erledigten die Mitarbeiter im Home-Office ihre Arbeit schneller und besser als ihre Kollegen in der Firma. Das Geld, welches Firmen durch die niedrigere Krankheitsquote sparen, können sie durchaus in die Ausstattung im Home-Office investieren. Denn wenn Mitarbeiter einen ideal eingerichteten Arbeitsplatz haben, fühlen sie sich wohl und leisten konstant gute Arbeit. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist nämlich ein Aspekt im Büro der Zukunft, der enorm an Gewicht gewinnen wird. Der StepStone Arbeitsreport (pdf-Dokument) legt auf Seite 9 offen, was die Mitarbeiterzufriedenheit am meisten beeinflusst.

Nachteile im Home-Office

Es ist allerdings nicht alles positiv, was die Stanford-Studie zum Home-Office herausfand. Teilnehmer der Studie konstatierten nämlich, dass sie sich im Home-Office recht isoliert fühlten. Ungefähr 50 % der Probanden entschied nach Ende der Studie, wieder zurück in die Firma zu wechseln. Auch gabe es Menschen, die Schwierigkeiten mit der Motivation hatten, wenn sie jeden Tag allein arbeiten mussten.

Flexible Arbeitszeiten sind zwar großartig, führen aber bei manchen Personen dazu, Aufgaben weit nach hinten zu schieben oder nicht nur an regulären Arbeitstagen, sondern auch am Wochenende zu arbeiten. Wer nicht aufpasst, kann dabei überraschend die Burnout-Falle geraten. Ideal ist aus Sicht von Arbeitnehmern und Arbeitgebern eine Kombination von Home-Office und Präsenzzeit vor Ort. Denn dadurch lassen sich die Vorteile aus beiden Welten ideal miteinander verknüpfen.

Fazit

Hohe Mitarbeiterzufriedenheit, ergonomisch und smart eingerichtete Arbeitsplätze und die Möglichkeit, in einem gewissen Rahmen flexibel zu arbeiten sind Aspekte, die sich in der Arbeitswelt der Zukunft mit großer Wahrscheinlichkeit stärker ausprägen werden. Und wer sich zusätzlich noch das Wissen aneignet, mit unangenehmen Verhaltensweisen von Kollegen zurechtzukommen, wird langfristig glücklicher im Job sein.

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