Ortsunabhängig arbeiten: Tools für mehr Effizienz im Arbeitsalltag - scinexx | Das Wissensmagazin
Anzeige
Anzeige

Ortsunabhängig arbeiten: Tools für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Arbeitsorganisation

Arbeitsmeeting
Teamwork lässt sich mit einer Projektsoftware digital organisieren. © pixabay.com, startupstockphotos (CC0 Creative Commons)

Wenn Arbeitsabläufe haken und ruckeln kostet das Zeit und vor allem Geld. Um das zu beheben steht eine unüberschaubare Vielfalt von Tools und Werkzeugen zur Verfügung, die für einen reibungslosen Workflow sorgen können. Wer seine Arbeitsabläufe weitestgehend online organisiert, kann ortsunabhängig arbeiten. Diese Tools sorgen für mehr Effizienz am Schreibtisch – egal, wo dieser steht.

Projektsoftware ersetzt ein lokales Büro

Projektsoftware kann ein komplettes Büro an einem festen Standort inklusive sämtlicher Miet- und Nebenkosten überflüssig machen. Denn eine Projektsoftware bietet praktisch eine durchdachte Prozessarchitektur an, die je nach Firmenausrichtung, Auftragsgestaltung und Größe des Teams individuell eingerichtet werden kann. Die digitalen Strukturen ermöglichen die Kollaboration von Teams über Ländergrenzen hinweg. Bei Bitrix24 finden Nutzer eine ausgereifte Projektsoftware mit rund drei Dutzend Kollaboration-Tools, die die Kommunikation, produktive Projektarbeit und effiziente Kundenbetreuung ermöglichen. Aufgrund des Coronavirus Sars-CoV-2 hat der Anbieter ein besonderes Angebot bereitgestellt: Der kostenfreie Tarif lässt eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zu. Mit diesen Haupttools hilft die Projektsoftware bei den alltäglichen Arbeitsprozessen:

  • Kommunikationsaufgaben: Messenger, Chat-Apps, Umfragen-Tools, Videokonferenz- und Telefonie-Angebote ermöglichen den direkten Kontakt untereinander.
  • Customer-Relationship-Management (CRM): Kontakte verwalten, Leads überblicken, Unternehmensdaten organisieren, Rechnungen und Angebote schreiben, Berichte erstellen und vieles mehr lässt sich mit diversen Apps in der Projekt Software erledigen. Auch Mailings und andere Marketingaktivitäten sind aus der Projektsoftware heraus steuerbar – inklusive Erstellung passender Berichte und Statistiken
  • Dokumentenmanagement: Dokumente erstellen und bearbeiten, Zugriffsrechte regulieren, gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, inklusive Überwachung der Historie ist mit Tools in diesem Bereich leicht möglich.
  • Projektmanagement: Verschiedene Tools ermöglichen die Erstellung und Verteilung von Aufgaben, wobei Prioritäten, Fristen, zuständige Mitarbeiter und anderes dabei berücksichtigt werden können. Mit den einzelnen Aufgaben lassen sich Arbeitszeiten verknüpfen, Kalender zur Terminfindung einbinden, Berichte erstellen und vieles mehr. Tipp: Mit Erklärvideos lassen sich Arbeitsvorgaben für Mitarbeiter und Projektbeteiligte kurz und verständlich darstellen.
  • Human Ressources: Arbeitszeiten überwachen, Abwesenheits- und Anwesenheitslisten führen, ein Mitarbeiterverzeichnis aufbauen, Anträge für Dienstreisen und anderes mehr bieten Tools aus dem Bereich HR.

Die Auswahl einer adäquaten Projektsoftware ist ein großer Schritt hin zu einem besseren, digitalen Workflow. Der unschlagbare Vorteil einer solchen Software ist, dass alle projektrelevanten Daten und Fakten zentral an einem Ort auffindbar sind. Die Beteiligten loggen sich ein und haben Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Alternativ dazu wäre es wesentlich zeitaufwendiger und umständlicher, für jeden einzelnen Bereich ein einzelnes Tool als Stand-Alone-Lösung auszuwählen. Das würde in der Konsequenz bedeuten, dass stets mehrere verschiedene Zugänge geöffnet werden müssten, um alle Aufgaben zu erledigen. Wer sich für eine umfassende Projektsoftware entscheidet hat einen großen Teil sinnvoller digitaler Werkzeuge an Bord und spart sich die langwierige Suche nach Einzellösungen, die mehr oder weniger gut zueinanderpassen.

Dennoch: Nicht für jeden ist eine Projektsoftware die richtige Lösung. Das gilt zum Beispiel für Freelancer und andere allein arbeitende Selbstständige. Es ist eine Frage der Verhältnismäßigkeit und des individuellen Bedarfs. Für alle, die nur in einzelnen Bereichen digitale Lösungen suchen folgt nun eine Auswahl von einzeln nutzbarer Tools.

Terminvereinbarung und Beratung per App

Für Berater und Ärzte, Architekten und Coaches und für viele andere Berufssparten sind Apps zur Vereinbarung von Terminen sehr praktisch. Zudem lässt sich per Video-Chat eine recht direkte und persönliche Beratung durchführen. Bei Ärzten ist dazu zum Beispiel KYR in Verwendung. Diese Software eröffnet Menschen in abgelegenen Gebieten oder Menschen, die wenig mobil sind, einen Arzt zu konsultieren.

Anzeige

Sollen Termine mit mehreren Personen organisiert werden, können zahlreiche Telefonate erforderlich sein. Einfacher und schneller geht es mit entsprechenden Software-Tools wie kulibiri. Einen Termin zu koordinieren funktioniert dabei nach dem Prinzip einer Umfrage. Es werden mehrere Termine zur Auswahl vorgeschlagen und die entsprechenden Personen angeschrieben. Beteiligten wählen per Mausklick den passenden Termin. So haben alle stets den Überblick über den Stand der Dinge und die Verfügbarkeiten der jeweils anderen, denn in einer Tabelle sind die Antworten der Teilnehmer ersichtlich.

Dokumente mit mehrfachen Zugriffsmöglichkeiten

Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten sollen, ohne sich gegenseitig zu behindern, sind Tools wie eduPad oder GoogleDocs praktisch. Die Dokumente liegen online in der Cloud und sind parallel erreichbar von unterschiedlichen Personen. Änderungen am Dokument lassen sich in einer Timeline zurückverfolgen, Kommentare werden mit den entsprechenden Initialen versehen. Auf diese Weise sind alle am Dokument mitarbeitenden Personen stets über den Stand der Dinge auf dem Laufenden und wissen, wer wann was geändert hat.

Symboldbild weltweite Kommunikation
Jederzeitige Erreichbarkeit rund um den Globus gehören zum Alltag im Business. Wer sich Unterstützung von einem externen Sekretariat holt, entscheidet selbst, wann er telefonieren will und kann ungestört durcharbeiten. © pixabay.com, sciencefreak (CC0 Creative Commons)

Organisation von Online-Meetings

Ein Online-Meeting zu organisieren kann recht anspruchsvoll sein. Kleine Tools können dafür große Entlastung leisten. Es gibt Tools, die zur Durchführung von Videokonferenzen geeinigt sind, andere dienen der Protokollführung und Dritte bieten Kooperationsmöglichkeiten im Rahmen des Meetings. Zu den Favoriten vieler kleiner Unternehmen und Einzel-Unternehmer gehören GoToMeeting, Teams, Dropbox Paper und AgreeDo sowie MeetingBooster.

Telefonservice nutzen

Selbst als Einzelunternehmer im privaten Home Office ist es nicht notwendig, mit der privaten Telefonnummer oder über das Smartphone sämtliche Telefonate zu übernehmen. Ein digitaler Telefonservice hilft dabei, im Hintergrund Terminvereinbarungen vorzunehmen und Anrufe entgegenzunehmen. Beispielsweise sind Anbieter wie Ebuero und DUSOffice geeignet. Sie haben ihren Standort jeweils in Deutschland und sind  seit Jahren am Markt. Ebuero ist der Vorreiter auf dem Markt, DUSOffice ist ein Telefonservice-Anbieter, der in den letzten Jahren stetig gewachsen ist und ebenfalls zuverlässig arbeitet.

Fazit: Bedarf prüfen und individuelle Toolbox zusammenstellen

Jeder Betrieb ist anders und die Arbeitsprozesse unterscheiden sich von Firma zu Firma. Bei einem Einzelunternehmer sind andere Schwerpunkte gefragt als bei einer weitverzweigten, international arbeitenden Unternehmen. Es ist ratsam, den eigenen Bedarf vorab zu prüfen und dann entweder eine kleine, überschaubare Toolbox zusammenzustellen, oder aber mit einer großen Lösung wie einer Projektsoftware eine solide Basis zu legen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sehr viel Geld und Nerven.

Anzeige

In den Schlagzeilen

Videos jetzt im Netz

Teaserbild Ringvorlesung Klimawandel und Ich

Ringvorlesung "Klimawandel und Ich"

Diaschauen zum Thema

keine Diaschauen verknüpft

Dossiers zum Thema

keine Dossiers verknüpft

News des Tages

Tod

"Lazarus-Phänomen" ist real

Thor Heyerdahl hatte doch Recht

Special: Coronavirus und Covid-19

Weiße Zwerge als Kohlenstoff-Fabriken

Klimawandel: Höhere Wellen an arktischen Küsten

Bücher zum Thema

keine Buchtipps verknüpft

Top-Clicks der Woche

Anzeige
Anzeige