Lange Zeit war die Buchhaltung ein fehleranfälliger und zäher Prozess, der einem Unternehmen äußerst viel Zeit gekostet hat. Mit der Digitalisierung hat sich dies geändert. Firmen erledigen ihre Buchhaltung nicht mehr nur, weil sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. Sie können aus wirtschaftlicher Sicht sogar von ihr profitieren, wenn das Marketing zum Beispiel Kundendaten analysiert entsprechende Werbemaßnahmen startet.
Durch die Entwicklung von Softwares konnten Vorgänge der Buchhaltung überwiegend automatisiert werden. Ein ähnlicher Innovationsschritt gelingt mit der Nutzung von Clouds. Aus der Sicht des Users sind durch die Cloud die Softwareanwendung, die Archivierung und Auswertung der Daten wie aus einem Guss. Und das preisgünstig und bei sehr geringem Aufwand. Anwender brauchen nur noch eine Internetverbindung sowie ein Endgerät und kein eigenes Rechenzentrum mehr, um ihre gesamte Buchhaltung zu verwalten.
Welche Aufgaben gehören zur Buchhaltung?
Thematisch kann man die Buchhaltung folgendermaßen untergliedern:
- Finanzbuchhaltung (Jahres- und Monatsbilanz, Gewinn-Verlust-Rechnung)
- Lohnbuchhaltung (Gehalts- und Lohnabrechnungen von Mitarbeitern)
- Kreditorenbuchhaltung (Lieferantenforderungen)
- Debitorenbuchhaltung (Forderungen an den Kunden)
- Anlagenbuchhaltung (Anlagevermögen und Finanzgüter)
- Lagerbuchhaltung (Bestände, Materialwirtschaft, Inventuren etc.)
All die genannten Bereiche greifen in unterschiedlicher Form auf die gleichen Daten zu. Wird ein Artikel verkauft oder findet eine Dienstleistung einen Kunden, betrifft dies früher oder später nahezu alle Buchhaltungsabteilungen. Aufgrund dieses – mit zunehmender Unternehmensgröße – immer komplexer werdenden Informationsaustauschs müssen die entsprechenden Daten immer aktuell und für die gesamte Firma verfügbar sein.
Welche Vorteile bietet eine Cloudlösung?
Und genau das ist das Ziel beim sogenannten Cloud-Computing. Darunter versteht man die webbasierte Nutzung von Anwendungen sowie die externe Sicherung und Bereitstellung von Daten. Doch wie profitiert ein Unternehmen konkret, wenn es seine Buchhaltung über eine Cloud verwaltet?
- Kosten für das Unternehmen: Gerade Start-ups und kleinere Unternehmen verfügen meist nur über ein begrenztes Budget. Daher entscheiden sie sich eher für Softwares, bei denen der webbasierte Zugriff (also die Nutzungslizenz) monatlich bezahlt wird. Man nennt dieses „Dienstleistungsmodell“ häufig auch Software-as-a-Service (SaaS). Dabei kann ein Betrieb den Leistungsumfang individuell seiner Liquidität anpassen. Ein Start-up mit wenigen Mitarbeitern bucht nur die Module, die es gerade braucht. Wächst das Unternehmen – und damit das verfügbare Budget –, kann es zusätzliche Funktionen durch Upgrades freischalten.
- Mobilität: Um auf die Firmendaten zuzugreifen, braucht man beim Cloud-Computing nur eine Internetverbindung. Gerade für Geschäftsreisen lohnt sich die Cloud, da ein Mitarbeiter auch unterwegs immer mit aktuellen Daten arbeiten kann. Zudem ermöglicht ein webbasierter Software-Service Home-Office-Modelle.
- Instandhaltung und Aktualität: Bei On-Premise-Lösungen ohne Cloud, muss sich das Unternehmen ein Rechenzentrum einrichten und die IT-Aufgaben (Serverwartung, Virenschutz, manuelles Aufspielen von Updates etc.) selbst übernehmen. Damit gehen hohe laufende Kosten einher. Bei Cloud-Lösungen übernimmt der Anbieter diese Aufgaben.
- Datenkompatibilität/Kommunikation: Setzt ein Unternehmen auf unterschiedliche Programme (v.a. bei On-Premise-Versionen), so kann es vorkommen, dass die Daten-Kommunikation zwischen den Abteilungen nicht immer reibungsfrei abläuft. Bei der Buchhaltungssoftware von Lexware können hingegen alle Teilbereiche der Buchhaltung (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung usw.) über die Cloud auf die gleichen und stets aktuellen Daten zugreifen. So landen bei Datentransfers – wie sie bei der Datenweiterleitung zwischen unterschiedlichen Programmen häufig notwendig sind – alle Informationen genau dort, wo man sie braucht.
- Datensicherheit: Die Daten werden in Echtzeit auf der Cloud gespeichert und liegen dort auf meist mehreren räumlich getrennten Servern gleichzeitig. Das bietet gleich mehrere Vorteile. Wird ein Server gewartet oder tritt ein technisches Problem auf, stellt ein anderer die Daten zur Verfügung. So befinden sich Back-ups immer auf mehreren Servern, wodurch das Risiko eines Datenverlusts drastisch sinkt. Die gesetzliche Archivierungspflicht von Rechnungen und Belegen wird zudem vereinfacht, wenn man Rechnungen und zugehörige Belege digital verknüpft und in der Cloud speichern kann. So geht für etwaige Steuerprüfungen nichts verloren.
- Flexibler Service: Kommt es zu Anwendungsproblemen, kann der Anbieter ortsunabhängig nach einer Lösung suchen. Ebenso kann der Software-Hersteller die Kundendaten nutzen, um das Angebot weiter auszubauen. Bei dieser Win-win-Situation profitieren beide Seiten: Das Unternehmen kann einen Service nutzen, der sich den eigenen Bedürfnissen anpasst; und der Anbieter des Computerprogramms erfährt aus erster Hand, wo er sein Produkt verbessern kann.
Fazit
Vor allem für kleinere und mittelständische Unternehmen sowie für Start-ups und Selbstständige lohnen sich cloudbasierte Buchhaltungssysteme, die alle notwendigen Funktionen aus einer Hand bieten. Die monatlichen Nutzungsgebühren richten sich dabei in der Regel nach dem Funktionsumfang und der Anzahl der Nutzer. On-Premise-Lösungen sind meist mit teuren einmaligen Anschaffungskosten und einem hohen Zeitaufwand (Wartung, Updates) verbunden, vor allem, wenn die Daten lokal in einem firmeneigenen Rechenzentrum gespeichert sind.
(Der Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit dem externen Autor Claus Mühlfeld., 13.04.2018 – )
