Kernkompetenz Rechnungserstellung – wie geht’s richtig? - scinexx | Das Wissensmagazin
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Rechnungswesen

Kernkompetenz Rechnungserstellung – wie geht’s richtig?

Visualisierung Rechungserstellung und -zahlung
Kernkompetenz Rechnungserstellung © pixabay.com, mohamed_hassan

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen im Dienstleistungs- oder Produktionsbereich arbeitet, gehört das Erstellen korrekter Rechnungsdokumente zu den wichtigsten Kompetenzen professioneller Geschäftsführung. Dabei spielen Vorgaben und Richtlinien eine ganz besondere Rolle. Wer hier nicht das benötigte Fachwissen mitbringt, stößt früher oder später an seine Grenzen. Aber was gehört eigentlich zu den As und Os einer exakten Rechnungserstellung?

Das Rechnungsschreiben – warum so wichtig?

Eine ausgestellte Rechnung versichert dem Unternehmen grundsätzlich den Geldfluss. Doch was wesentlich bedeutsamer ist und bei fehlerhaften Dokumenten zu echten Problemen führen kann, lässt ein Stichwort bereits vorab erahnen: die Umsatzsteuer. Eine falsche Rechnung veranlasst das Finanzamt dazu, Schritte einzuleiten, die empfindliche Konsequenzen verursachen und im aller schlimmsten Fall zum Gerichtsstreit führen. Der Staat will schließlich sein Geld. Das genaue Prüfen von Rechnungen ist auch dahingegen wichtig, dass sich mancher Kunde weigern kann, die ausstehenden Beträge aufgrund von Unvollständigkeit oder Fehler zu bezahlen.

Für die Kontrolle der Auftragsbearbeitung und Unternehmens-Liquidität kann das ein echter Schock sein. Kleine wie große Betriebe nutzen aus Gründen der Genauigkeit und Effizienz deshalb ein spezielles Rechnungsprogramm, das bei der Erstellung der wichtigen Dokumente weiterhilft.

Bestandteile einer korrekten Rechnung

Natürlich sollte man jede Rechnung, welche die Firma verlässt, noch einmal auf Herz und Nieren prüfen. Doch wer sich an den folgenden Bestandteilen orientiert, ist auf der sicheren Seite. Vorab gilt: Eine Rechnung kann erst nach vollständigem Abschluss eines Auftrags ausgestellt werden (Zur Ausnahme weiter unten: die Abschlagsrechnung). Dann sollte es aber zügig gehen, damit der Finanzfluss nicht ins Stocken kommt. Das muss drinstehen:

  • Name und Anschrift (Die eigene und die des Kunden)
  • Rechnungsnummer und Datum
  • Datum der Leistungs- bzw. Lieferausführung
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Bei innergemeinschaftlichen Aufträgen die Umsatzsteuer-ID des Kunden
  • Art + Menge des Produkts/der Leistung
  • Preis des Produkts /der Leistung
  • Die eigene Bankverbindung
  • Fälligkeitsdatum
  • Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt)
  • evtl. Rabatte oder Skonto
  • evtl. Steuerbefreiungsgrund (Zum Beispiel bei Kleinunternehmen)

Gut zu wissen: Infos, Richtlinien und Tipps

→ Die Rechnungsnummer hat eindeutigen Charakter, muss also eine fortlaufende Nummer sein, die im Zyklus eines Geschäftsjahrs nur einmal verwendet werden darf. Sie hilft dem Unternehmen dabei, den Buchungen auch einen Beleg zuzuordnen. Bei Lücken innerhalb der Rechnungsnummer-Reihe kann zudem der Verdacht auf Steuerhinterziehung entstehen. Wer dem Kunden über die Einsicht der Rechnungsnummer keinen Einblick in den geschäftlichen Erfolg (oder Misserfolg) geben möchte, kann eine beliebige Kombination mit mehreren Ziffern wählen.

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→ Rechnungen werden in der Regel mit der Umsatzsteuer angegeben. Sie liegt in Deutschland aktuell bei 19%. Bei bestimmten Berufssektoren (Versicherungsmakler, Ärzte, usw.) und Kleinunternehmen (Umsatz unter 17.500€ im vorherigen und nicht über 50.000€ im laufenden Geschäftsjahr) kann diese jedoch entfallen. Bei Unsicherheit sollte man sich vorab informieren.

→ Bei freiwillige Preisminderungen gibt es einen Unterschied, den man beachten muss. Der Rabatt wird schon beim Aufsetzen des Vertrages vermerkt. Er sollte auch auf der Rechnung angegeben und immer nur vom Nettobetrag abgezogen werden. Der Skonto ist eine nachträgliche Minderung des Preises. Er wird meist mit einer Bedingung verknüpft. Das gängige Beispiel: Wenn der Kunde innerhalb von drei Tagen die Rechnung bezahlt, kommt man ihm entgegen und zieht von der Bruttorechnung (mit USt.) einen Skonto-Betrag ab.

→ In manchen Fällen wird eine Abschlagsrechnung ausgestellt. Darin geht es um Beträge, die der Kunde schon vorab begleicht, ohne dass eine Leistung vollständig erbracht wurde. Bei sehr hohen Summen wie sie beispielsweise im Baugewerbe üblich sind, wird diese Praxis häufiger angewandt. Wichtig: Beide Geschäftsparteien müssen sich vorab darüber einig sein und die Abschlagszahlungen nachweisen können. Eine Software kann helfen, bei den Fristen und Faktoren den Überblick zu behalten.

→ Das Zahlungsziel zwischen Kauf bzw. Leistungsempfang und Bezahlung wird in Deutschland in der Regel auf einen Zeitraum von 14 bzw. 30 Tagen fixiert. Wenn der Kunde nach Zahlungsfrist noch nicht gezahlt hat, sollte man zunächst höflich darum bitten, um weitere Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden. Manchmal werden Rechnungen einfach vergessen oder verlegt. Wenn nach dieser Zahlungserinnerung weiterhin kein Geld eingeht, kann man eine Mahnung verschicken, in der beispielsweise Verzugszinsen berechnet sind.

→ Bei Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist. Eingehende als auch gestellte Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre aufgehoben werden. Sind spezielle Dokumente wie beispielsweise Tankquittungen oder Thermopapier-Belege von Verblassen bedroht, sollte rechtzeitig eine Kopie oder ein Scan angefertigt werden, damit sie innerhalb der kompletten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

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