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Hybride Events und ihre Bedeutung für die Zukunft von Businessveranstaltungen

Eventplanung

Hybrides Meeting
Hybride Meetings aus vor Ort Präsenz und digitaler Teilnahme gewinnen in der Geschäftswelt an Bedeutung. © Mediteraneo / Adobe Stock

Was sind hybride Events genau?

Hybride Events sind Veranstaltungen wie Konferenzen, Messen, Seminare und Weiterbildungen, die sowohl analog als auch online stattfinden. Somit besteht die Möglichkeit, direkt vor Ort an der Veranstaltung teilzunehmen oder digitale Kanäle zu nutzen, um sie zu besuchen. Hierdurch entsteht für die Teilnehmer eine größere Flexibilität und sie können die Veranstaltung optimal in Ihren Terminkalender integrieren.

Hybride Events setzen eine professionelle und effiziente Planung und Umsetzung voraus. So müssen sich einerseits die Menschen vor Ort wohlfühlen und etwas aus der Veranstaltung mitnehmen, gleichzeitig dürfen sich die Onlineteilnehmer nicht langweilen und müssen auch während der Pausen Aktivitäten geboten bekommen. Durch eine professionelle Unterstützung bei der Eventplanung ist es möglich, Hybride Events mit Mehrwert für alle zu organisieren.

An wen richten sich hybride Events?

Professionelle hybride Events richten sich an Unternehmen aller Größen sowie Privatpersonen, die sich für eine bestimmte Branche interessieren. Wer grundsätzlich als Zielgruppe für eine Konferenz, eine Messe, ein Seminar oder ein Meeting in Frage kommt, ist ebenso für hybride Events interessant. Gerade Menschen, die einen eng getakteten Terminplan haben und es sich nicht leisten können, zu unterschiedlichen Veranstaltungen überall in der Welt zu fahren, nutzen Hybride Events gerne.

Grundsätzlich sind Hybride Events für Menschen aller Altersgruppen geeignet. Es zeigt sich jedoch, dass vor allem junge, technikaffine Digital Natives mit dieser Form der Konferenz gut zurechtkommt. Außerdem finden Hybride Events gerade bei jungen, aufstrebenden Start-ups Anklang. Diese haben häufig nicht das Budget zur Verfügung, um ihre Belegschaft zu Veranstaltungen überall auf der Welt zu schicken. Solche Unternehmen können vom Fachwissen und der Erfahrung der Speaker vor Ort profitieren, ohne große Kosten in Kauf nehmen zu müssen.

Symbolbild Event
Mit hybriden Events lassen sich ganz vielfältige gesellschaftliche und unternehmerische Ziele erreichen. © kasto / Adobe Stock

Zielsetzungen bei hybriden Events

Hybride Events verfolgen ganz unterschiedliche Ziele. Auf der einen Seite geht es darum, die Reichweite einer Veranstaltung zu vergrößern. Sie ist somit nicht auf eine bestimmte Teilnehmerzahl beschränkt, bloß weil es nicht genügend Sitzplätze in einem Auditorium oder einer Messehalle gibt. Stattdessen können zusätzlich zu den Menschen vor Ort Teilnehmer in der digitalen Welt eingeladen werden und bei der Veranstaltung mitmachen. Das kommt beispielsweise Menschen zugute, die krankheitsbedingt oder aus Sorge vor Flugreisen keine größeren Geschäftsreisen machen können.

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Ein weiteres Ziel hybrider Events ist es, die Zielgruppe breiter aufzustellen und Menschen überall auf der Welt anzusprechen. Unternehmen sind dann nicht mehr regional begrenzt, sondern können grundsätzlich global mit interessierten Menschen in allen Ländern interagieren. Des Weiteren wird durch hybride Events die Digitalisierung der Arbeitswelt vorangetrieben und Unternehmen werden in ihrer digitalen Transformation unterstützt. Nicht zuletzt sind Hybride Events ein aktiver Beitrag zum Umweltschutz. Die Teilnehmer sind nicht mehr gezwungen, mit dem Auto oder Flugzeug zu einem bestimmten Veranstaltungsort zu reisen, sondern können digital an dem Event teilnehmen. Das verringert ihren CO2-Fußabdruck enorm.

Vor- und Nachteile hybrider Events

Ein großer Vorteil von hybriden Events besteht darin, dass Teilnehmer unabhängig vom Platzangebot und ihrer Geo-Lokalisierung an den Veranstaltungen teilnehmen können. Sie haben die Möglichkeit, Vorträge mitzubekommen und zu netzwerken und somit die Vorteile einer klassischen Konferenz für sich nutzbar zu machen. Gleichzeitig sparen sie erhebliche Kosten für Reise und Unterkunft ein, leisten einen Beitrag zum Umweltschutz und bekommen die Veranstaltung leichter in ihrem Terminkalender unter.

Dafür geht bei Hybriden Events ein Teil des unmittelbaren Charakters verloren. Natürlich haben die Teilnehmer auch digital die Möglichkeit, persönliche Gespräche zu führen und ihr Netzwerk zu vergrößern. Es ist jedoch eine andere Situation, als wäre man direkt vor Ort und könnte mit den Menschen unmittelbar interagieren. Des Weiteren müssen hybride Events professionell organisiert sein, um die gewünschten Vorteile mit sich zu bringen. Ansonsten passiert es schnell, dass die Onlineteilnehmer sich bei bestimmten Pausen langweilen oder sich die Veranstaltung aufgrund von Technikproblemen auch für die Menschen vor Ort in die Länge zieht.

Nicht zuletzt besteht für die Unternehmen keine Möglichkeit, klassische Werbemittel oder Marketingmaßnahmen zu nutzen, um potenzielle Kunden und Partner an sich zu binden. Hier sind ganz neue Marketingstrategien gefragt und möglich, um die persönlichen Unternehmensziele zu erreichen.

Auf eine verlässliche Technik setzen

Damit hybride Events funktionieren, ist eine verlässliche Technik unerlässlich. Die digitalen Teilnehmer müssen ein störungsfreies Bild geboten bekommen und die Vorträge ohne Einschränkungen anhören und verfolgen können. Hierfür sind sie einerseits selbst verantwortlich, weil sie eine bestimmte Technik und WLAN-Stärke mitbringen. Aber auch seitens der Anbieter ist es wichtig, dass die Inhalte professionell gestreamt werden und das es zu keinen technischen Störungen kommt.

Gerade deswegen entscheiden sich viele Anbieter für die Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister für hybride Events. Dieser bringt die notwendige digitale Infrastruktur und das benötigte technische Know-how mit, um eine solche Veranstaltung professionell, effizient und zum Vorteil aller zu organisieren. So ist es nicht nötig, sich selbst um die IT zu kümmern, sondern diese Aufgabe kann an Spezialisten ausgelagert werden.

Fazit: Hybride Events als Teil des Marketing-Mix

Hybride Events werden in der nahen und mittleren Zukunft eine immer wichtigere Rolle im Marketing-Mix von Unternehmen einnehmen. Es geht darum, die Zielgruppe auf möglichst vielen Kanälen anzusprechen und die eigene Einflusssphäre auszuweiten. Menschen auf der ganzen Welt können durch solche hybriden Events angesprochen und für ein Unternehmen begeistert werden. Hierfür ist es aber erforderlich ein klares Konzept für das Event zu entwickeln, dieses professionell durchzuführen und sich neue Marketingstrategien zu überlegen, um auch die digitalen Teilnehmer langfristig an sich zu binden.

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