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Dienstag, 25.07.2017
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Vorteile von Druckmanagementsystemen

Ist das Drucken im Unternehmen sicher?

Kaum ein Unternehmen kann heute noch auf ein Druckmanagementsystem verzichten. Das sinnvolle und effiziente Drucken ist ein wichtiger Faktor in allen Unternehmen. Digitale Medien und innovative Möglichkeiten machen es möglich, das Drucken einzuschränken. Komplett ersetzt ist der Ausdruck jedoch in den wenigsten Unternehmen. Die Reduktion des Druckumfangs führt jedoch dazu, dass Arbeitsplatzdrucker nicht mehr zeitgemäß und zu teuer sind. Ein Druckmanagementsystem mit zentralen Druckern ist die Lösung.
Doch ein Druckmanagementsystem ist auch eine potentiale Gefahrenquelle in der IT. Diese Gefahr wird vielfach unterschätzt. Denn bei den Verfahren, die hinter dem Druckmanagementsystem stehen, handelt es sich ausschließlich um interne Verfahren, die mit der Kommunikation des Unternehmens nach außen nichts zu tun haben (vgl. „Unternehmen vernachlässigen Sichherheit Ihrer Internetseiten“). Dem Mailsystem eines Unternehmens wird hier zum Beispiel eine ganz andere Bedeutung zugeschrieben.

Viele Druckmanagementsysteme digitalisieren die angewendeten Dokumente jedoch durchgängig. Das bedeutet, alle Druckerzeugnisse, Scans und Kopien liegen im Druckmanagementsystem digital vor. Wie andere Daten auch können diese digitalen Kopien also unbefugt angefragt werden und können somit von Unbefungten erreicht werden. Dieser Gefahr muss man sich bewusst sein, um einen angemessenen Schutz für das Druckmanagementsystem zu etablieren.

Bereits bei der Auswahl der Drucker kann auf Sicherheit geachtet werden. Denn einige Hersteller wie zum Beispiel Konica Minolta bieten zusammen mit Ihren Produkten bereits intelligente und optimierte Systeme, die die Sicherheit der übertragenen und empfangenen Daten garantiert. Die bizhub Modelle von Konica Minolta bieten diese innovative und umfassende Komplettlösung (vgl. http://www.km-security.de/).

Für die Umsetzung angemessener Sicherheitsmechanismen im Druckmanagementsystem ist eine Analyse vorab nötig. Das bereits bestehende Sicherheitssystem spielt dabei eine wichtige Rolle. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel Daten bei jeglicher Übertragung außerhalb des Unternehmens verschlüsselt, ist das auch für die Übertragung innerhalb des Unternehmens umsetzbar. Das Druckmanagementsystem kann sich dem vorhandenen Workflow zur Datenverschlüsselung annehmen. Es kann an die vorhandenen Infrastrukturen angeschlüsseln werden (vgl. „Schutz sensibler Daten: Verschlüsselung bei Unternehmen im Kommen“)

Aber auch Mechanismen, die nicht die Dateien direkt und die Kommunikation betrifft, sondern menschliche Sicherheitsaspekte, sollten bei der Überprüfung des Druckmanagementsystems eine Rolle spielen. Ein Merkmal eines zentralen Drucksystems sind weitere Wege zwischen einem Mitarbeiter und dem entsprechenden Drucker. Druckt ein Mitarbeiter ein sensibles Produkt, kann das in der Zwischenzeit durch andere Mitarbeiter oder Externe ausspioniert werden. Ausdrucke im Fingerprint-Verfahren sind hier eine sichere Lösung. Nur durch Identifizierung des Mitarbeiters, zum Beispiel durch einen Fingerabdruck oder einen elektronischen Ausweis, wird der Druck tatsächlich erzeugt und ausgegeben (vgl. „Ab jetzt verlangt der Drucker einen Ausweis“)

Wird in einem Unternehmen unsicher gedruckt, kann das fatale Folgen haben. Mit den täglich erstellten Ausdrucken in einem Unternehmen lässt sich in vielen Fällen ein aktuelles internes Bild des Unternehmens zeichnen. Alle Eckdaten, Bearbeitungsstände und auch interne Konflikte werden so zu Tage getragen. Im schlimmsten Fall kann über das Druckmanagementsystem eine umfassende Unternehmensspionage realisiert werden. Die IT-Sicherheit im Druckmanagementsystem sollte daher einen festen Platz im Sicherheitssystem des Unternehmens haben.
(Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH, 17.12.2014 - AKR)
 
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