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Donnerstag, 30.03.2017
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Firmensoftware in der individuellen Struktur von Firmen aller Größenordnungen

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

In der Mehrzahl aller Firmen weltweit wird heute Software für verschiedene Zwecke eingesetzt. Maßgeblichen Anteil an diesem Status Quo hatte nicht nur die rasante Entwicklung der Computertechnologie. Im Einklang mit der noch schnelleren Verbreitung und damit auch der Verbesserung der Kommunikationstechnologien, so etwa des Internets und mobil einsetzbarer Geräte wie Notebooks, Laptops, Tablet-PCs, Smartphones oder Handys, werden große Teile betrieblicher Strukturen computergestützt organisiert oder verwaltet.

Softwaregestütztes Management heutiger Großkonzerne


Dabei nutzen zunächst größere Konzerne meist neben den Standardanwendungen, die sich auf sehr vielen Rechnern finden (Browser, Microsoft-Anwendungen) weitere, spezielle Programme. Diese sind auf einzelne Teile ihrer Struktur zugeschnitten. Es kann sich beispielsweise um Software handeln, die die Reaktion von Elementen eines Kraftfahrzeugs zueinander (Achsen, Lenkung, Antrieb etc.) überprüft, also der Forschung dient. Typische Firmenbereiche, die mittlerweile gänzlich durch eigene Anwendungen bewältigt werden sind die Kundenpflege, auch Customer Relationship Management (CRM) genannt oder das gesamte Rechnungswesen, bei dem externe Vorgänge in der Buchhaltung und interne Vorgänge im Controlling berücksichtigt werden müssen. Auch Web- oder Produktdesign sind heute ohne spezielle Programme kaum noch denkbar.

Diversität kleinerer Betriebe in der deutschen Marktwirtschaft


In der vielfältigen deutschen Wirtschaftslandschaft finden sich zahlreiche kleinere Gesellschaftsformen. Es gibt beispielsweise Freiberufler (Ärzte, Steuerberater, Journalisten, Künstler, Rechtsanwälte), Selbstständige, die ohne Weisung eines Arbeitgebers handeln (Handwerker etc.). Vielfach werden die in der deutschen Marktwirtschaft oft als Familienbetriebe geführten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit dem wissenschaftlich unscharfen Begriff „Mittelstand“ zusammengefasst. Dieser wird beispielsweise vom Institut für Mittelstandsforschung in Bonn (IfM) näher definiert.

Tendenz zu Komplettlösungen bei KMU


Aufgrund ihrer begrenzten finanziellen und personellen Kapazitäten versuchen die KMU, ihre gesamte Struktur mit geeigneten Anwendungen zu bewältigen. Dazu sind verschiedene Lösungen denkbar, die jedoch nicht alle gleichwertig sind. Auf den ersten Blick ist es im Sinne der schlanken Unternehmensführung (= Lean Management) insbesondere für kleinere Unternehmen notwendig, alle unnützen Kosten zu eliminieren. Daher verwenden sie Softwarekomplettlösungen, die die vorher geschilderten Managementbereiche alle umfassen.

Es ist dabei selbst für Ein-Mann- oder sonstige Kleinstunternehmen jedoch nicht empfehlenswert, lediglich alles anhand von Standardanwendungen (beispielsweise Microsoft Excel-Tabellen) eintragen, verwalten oder organisieren zu wollen. Der Zeitaufwand und das Fehlerpotenzial sind riesig. Stattdessen gibt es weitaus empfehlenswertere Lösungen.

Kostenlose und kostenpflichtige Unternehmenssoftware


Zumindest erwägenswert sind für diese kleinste Form von Unternehmen kostenlose Komplettlösungen wie die Freeware debitoor. Dieses Programm bietet zwar eine einfach zu bedienende Oberfläche, seine zuverlässigen Verwendungsoptionen sind jedoch beschränkt. Zudem entwickelt sich bei vielen kostenlosen Programmen nach einer gewissen Zeit das Problem, dass es nicht mehr auf dem neusten Stand ist, beispielsweise hinsichtlich verpflichtender gesetzlicher Novellen wie der SEPA-Umstellung. Dies kann zu gravierenden Problemen wie etwa finanziellen Verlusten oder Nachzahlungen an die Steuerbehörden führen.

Sinnvoller ist es daher auf kostenpflichtige Lizenzprogramme, etwa die büro easy-Reihe der Freiburger Firma Lexware zurückzugreifen. Durch zahlreiche Schnittstellen (Online-Banking, ELSTER, Steuerberater) können sowohl externe Vorgänge unkompliziert erledigt werden wie auch Updates wichtiger Neuerungen empfangen werden. Neben dem großen Bedienungsumfang ist es entscheidend, dass unabhängige Spezialisten die Programme regelmäßig zertifizieren. Die Lizenzprogramme sind zumeist vor der Verwendung einen Monat lang kostenlos auszuprobieren.

Die deutsche Wirtschaftslandschaft ist vielfältig. Unschlüssige Verantwortliche von kleineren Firmen, die eine Softwarekomplettlösung benötigen, sollten sich die Zeit nehmen und Freeware und Lizenz-Software selbst testen und vergleichen. Dies wird sich auf lange Sicht auszahlen.
(Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, 27.02.2014 - AKR)
 
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